#6 Bewerbertools

Bewerbertools

Heute befassen wir uns mit dem Thema Online Bewerbung. Gerade in der momentanen Zeit von Corona ein Thema mit dem sich viele Unternehmen beschäftigen. Dabei stellt der Bewerbungsprozess viele Arbeitgeber vor Herausforderungen. Vielfach genutzt werden digitale Bewerbertools. Schnell, effektiv, einfach, modern und kostensparend – die positiven Eigenschaften sind verlockend, doch gibt es auch hier einige Feinheiten zu beachten.

Bewerbermanagement

Die Digitalisierung hat unsere Welt fest im Griff. Auch durch die Corona-Pandemie mussten wir uns für diverse Abläufe einen digitalen Weg überlegen  und somit bekam das Ganze nochmals einen großen Schub. Momentan sind die meisten Behörden noch allzu häufig hinter dem technischen Fortschritt aber die Wirtschaft und Industrie beweist wie es geht. In Zeiten, in welchen Kunden per Chatrobot sekundenschnelle Rückmeldung erhalten und selbst Steuererklärungen mit wenigen Klicks online eingereicht werden können, drängt sich der Wunsch nach einfachen, klar strukturierten und übersichtlichen Prozessen auf.

Solche Prozesse kommen zudem auch dem datenschutzrechtlich Verantwortlichen zugute: Ein wesentlicher Teil der Pflichten eines Verantwortlichen betrifft die in Art. 5 Abs. 2 DSGVO normierte Rechenschaftspflicht. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Grundsätze muss danach von jedem Verantwortlichen nachgewiesen werden können.

Abhilfe versprechen verschiedene Anbieter sogenannter Bewerbertools bzw. Bewerbermanagement-Plattformen. Hierbei wird dem Verantwortlichen meist durch eine Cloud-basierte Plattform eine Infrastruktur an die Hand gegeben, die es ermöglicht, den gesamten Bewerbungsprozess vom ersten Kontakt über Bewerbungsgespräche bis hin zum Vertragsschluss umfassend abzubilden. Denkbar einfach und sehr effektiv für Unternehmen. Die Benutzeroberflächen sind wunderbar aufgearbeitet und es benötigt kaum Zeit zum Einarbeiten aber bringt unglaublich viele Funktionen mit.

Der Bewerber selbst hat die Möglichkeit, eigene Profile anzulegen, Lebensläufe online zu stellen oder private Social-Media-Accounts zu verknüpfen. Es ist erstaunlich welches Potenzial das Ganze hat denn wer sich mal zurückerinnert weiß noch genau wie lange man auf die Antwort von einer Bewerbung gewartet hat.

Aber (!) es ist auch eine Herausforderung, um es Datenschutzrechtlich sicher zu gestalten.

Chancen

Wir betrachten das nun Datenschutzrechtlich und nicht mehr Unternehmerisch.

  • Durch die Eingabe aller Daten innerhalb eines Tools fällt das Management von Löschverpflichtungen deutlich leichter. Sie als Unternehmer sind nämlich dazu verpflichtet sich an die Löschpflicht zu halten! Durch solche Tools kann somit Ihr Löschkonzept deutlich leichter durchgeführt werden. Viele Tools bieten sogar automatische Erinnerungs- oder gar Löschfunktionen an.

 

  • Es besteht die einfache Möglichkeit, Einwilligungen von Bewerbern nachhaltig zu dokumentieren. Dies wird besonders relevant, wenn Bewerber in Bewerberpools aufgenommen werden, die Daten also länger als für den konkreten Bewerbungsprozess gespeichert werden sollen.

 

  • Dem Bewerber werden Kontrollmöglichkeiten eingeräumt, die er im klassischen Bewerbungsverfahren nicht hat. Oftmals besteht für den Bewerber die Möglichkeit, Daten selbst aus dem Profil zu löschen, diese exportieren zu lassen oder sie zu korrigieren. Die Ausübung von Betroffenenrechten nach den Art. 15 ff. DSGVO kann somit deutlich leichter gehandhabt werden. Betroffenenrechte können meist direkt innerhalb des Tools geltend gemacht werden.

Nutzen Sie neue Techniken aber betrachten Sie auch immer den Datenschutz.

Risiken

Wo Chancen entstehen sind zeitgleich auch Risiken gegenwertig. Wäre doch zu schön wenn alles so einfach wäre….

  • Eine große Rolle spielt es, in welchen Ländern die zugehörigen Clouds betrieben werden und mit welcher Bereitschaft Auskunft über technische und organisatorische Maßnahmen beim Dienstleister gegeben werden. Hier gilt, besser zweimal hinzuschauen, denn die Auswahl geeigneter Dienstleister gehört schon nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO zu grundlegenden Pflichten des Verantwortlichen. Denken Sie auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag!

 

  • Bewerbertools verfügen meistens über Rollenkonzepte, welche die Zugriffsbefugnisse einzelner Mitarbeiter auf Bewerberdaten regeln. Um dem Grundsatz der Datenminimierung aus Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO gerecht zu werden, muss auch hier das sog. „Need to know“-Prinzip beachtet werden.

 

  • Der Verpflichtung, nicht mehr benötigte Daten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu löschen, muss aktiv nachgekommen werden. Hierbei können automatische Wiedervorlagefristen sicherlich unterstützen. Auch wenn automatische Löschroutinen implementiert werden können, müssen diese dennoch regelmäßig überprüft werden.

 

  • Viele Bewerber-Tools bieten Bewerbern die Möglichkeit, sich per Social-Media-Login anzumelden oder zumindest den eigenen Facebook -Account zu verknüpfen. Verzichtet werden sollte jedoch auf ein aktives „Anreichern“ der Bewerberdaten mit Daten aus dem Social-Media-Profil. Dies gilt insbesondere für privat genutzte Facebook-Accounts, da der Bewerber zwar wohl grundsätzlich damit einverstanden ist, dass der Arbeitgeber durch die Verknüpfung Name, Profilbild und E-Mail-Adresse erhält. Er jedoch nicht damit rechnen muss, dass sämtliche privaten Informationen Teil des Bewerbungsprozesses werden.

 

  • Der Einsatz von Analysetools wie Google Analytics sollte genaustens überlegt werden. So wird man (folgt man der Ansicht der Aufsichtsbehörden sowie der DSK) einen Einsatz von Drittanbieter-Analysetools nur mit Einwilligung des Betroffenen rechtssicher gestalten können. Zumindest sollte dem Verantwortlichen das bestehende Risiko bewusst sein und hinreichend abgewogen werden. Ein sehr aktuelles Thema denn die Verarbeitung von Daten in der USA sind durch neuste Urteile nicht mehr auf herkömmliche Weise zu gestalten.

 

  • Zwar bieten die Tools stets eine eigene Datenschutzerklärung an, jedoch ist diese in einer Vielzahl von Fällen entweder lückenhaft oder zumindest anpassungsbedürftig. Es sollte hier bestenfalls eine eigene Datenschutzerklärung vorgehalten und im Tool integriert werden. Denken Sie auch daran, eine interne Datenschutzrichtlinie zu erstellen damit Ihre Mitarbeiter genau wissen, was sie dürfen.

Unsere Empfehlung zum heutigen Blog

Naja, nun sind wir wieder Spielverderber weil die Risiken dann doch überwiegen. Trotzdem halten wir diese Tools für zeitgemäß, kostensparend, effektiv und leicht umzusetzen. Gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend über das Tool und den Datenschutz geschult sind. Schließen Sie Arbeitsverarbeitungsvertrag, achten Sie auf den Ort der Cloud und vermeiden Sie Social-Media-Plattformen einzubinden. Bilden Sie den Prozess unbedingt im Qualitätsmanagement-Handbuch ab.

Es empfiehlt sich einen Datenschutzbeauftragten einzubeziehen weil die datenschutzrechtlichen Vorgaben sehr umfassend sind und sehr genau abgebildet werden müssen.

Falls Sie hierbei Hilfe brauchen, dann sprechen Sie uns gern an. Wir finden den sicheren Weg zur Lösung