#7 Onboarding

Onboarding

Angeknüpft an den vorherigen Blog beschäftigen wir uns heute mit dem Thema Onboarding. Es empfiehlt sich dies als Prozess zu beschreiben denn nicht nur der Datenschutz ist wichtig sondern ebenfalls die Sicherheitsunterweisung, Erklärung des Tätigkeitfelds durch den Vorgesetzten, Geheimhaltungsverpflichtung und viele weitere Punkte die abgearbeitet werden müssen bevor ein neuer Mitarbeiter anfangen kann. Hierbei sollte nichts vergessen werden denn eine erfolgreiche Einarbeitung ist sowohl für Unternehmer als auch Mitarbeiter der erste Schritt für eine zukunftsorientierte Zusammenarbeit.

Informationen die bei Einstellung bereits vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters benötigt werden sind sehr wichtig und schützenswerte Dokumente. Solche Dokumente sind z.B. Personalfragebogen, Sozialversicherungsausweis, Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung, Bescheinigung der Krankenkasse, Schwerbehindertenausweis und vieles mehr. Bereits bei diesem Vorgang finden personenbezogene Datenverarbeitungen statt, die eine datenschutzrechtliche Rechtmäßigkeit erfordern. Die meisten Daten unterliegen der Rechtmäßigkeit denn sie sind notwendig um den Mitarbeiter einzustellen. Damit unterliegen sie der Rechtmäßigkeit zur Erfüllung eines Vertrages nach Art.6 Abs. 1 lit.b.

Daten aus dem Bewerbungsprozess dürfen übrigens für eine spätere Einstellung des Mitarbeiters übernommen werden. Wichtig! Bauen Sie den Hinweis zur Datenerhebung auch im Bewerbungsprozess ein. Beispielsweise in der Mail oder dem Brief für die Eingangsbestätigung. Sollten Bewerber sich schriftlich beworben haben und nicht in frage kommen dann ist es ratsam, die kompletten Bewerberunterlagen wieder zurückzuschicken und keine Kopie zu machen.

Personalfragebogen
Die meisten Unternehmen setzen bei der Einstellung eines Mitarbeiters auf den Personalfragebogen, um die notwendigen Informationen zu erhalten. Bei diesen Angaben handelt es sich um eine Datenverarbeitung zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO als auch § 26 BDSG und wie bereits erwähnt Art.6 Abs.1 lit. b. Dabei ist zu beachten, dass die Rechtmäßigkeit der erhobenen Daten nur für solche Daten vorliegt, die für die Begründung des Arbeitsverhältnisses auch erforderlich sind. Das bedeutet, der Arbeitgeber muss jeweils ein berechtigtes und schutzwürdiges Interesse an den Daten haben muss. Sehen Sie generell davon ab mehr Daten zu erfassen als unbedingt erforderlich.

Der Arbeitsplatz
Der erste Arbeitstag beginnt und hierbei ist es wichtig, dass Sie durch ihr Onboarding-Prozess den Arbeitsplatz bereits strukturiert haben. Die IT-Abteilung sollte die Berechtigungen auf Computerprogramme, Laufwerke und Ordner eingerichtet haben. Auch eine Bestandsaufnahme der ausgegebenen Endgeräte ist notwendig und sollte im Laufe des Beschäftigungsverhältnisses aktuell gehalten werden.

Achten Sie auch auf eine "Clean Desk" Politik am Arbeitsplatz

Verpflichtung auf Vertraulichkeit
Neue Mitarbeiter sind nach Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO auf die Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten wenn sie mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen. Dabei sind die Mitarbeiter darüber zu informieren, was sie in datenschutzrechtlicher Hinsicht bei ihrer täglichen Arbeit beachten müssen. Mit dieser Verpflichtung können auch andere Geheimhaltungserklärungen kombiniert werden wie z.B. Betriebs-, Telekommunikations- oder Steuergeheimnis. Aus Nachweisgründen ist es wichtig, die Vertraulichkeitsverpflichtung vom Arbeitgeber ausreichend zu dokumentieren. Zuständig für die Verpflichtung ist die Unternehmensleitung, der Inhaber einer Firma oder ein von diesen Beauftragter. Machen Sie es sich und ihrem neuen Mitarbeiter einfach und erklären Sie den betrieblichen Datenschutz anhand von Beispielen. Außerdem empfiehlt es sich eine kleine Datenschutz-Schulung miteinzubinden.

Einmalige Verpflichtung

Sie brauchen Ihren Mitarbeiter nur einmal Verpflichten wenn dieser die neue Stelle antritt. Wichtig! Gehen Sie sicher, dass bereits alle anderen Mitarbeiter verpflichtet worden sind!!! Zur laufenden Sensibilisierung der Beschäftigten zum Thema Datenschutz empfiehlt es sich, in regelmäßigen Zeitintervallen im Rahmen von Schulungen oder in schriftlichen Hinweisen, z. B. in der Betriebszeitung oder Aushängen am schwarzen Brett, daran zu erinnern, dass die Beschäftigten verpflichtet worden sind und welche Bedeutung dieser Verpflichtung zukommt. Wenn ein Arbeitsplatzwechsel im Unternehmen erfolgt, der mit einem Aufgabenwechsel verbunden ist, sollte dies immer auch zum Anlass genommen werden, die Verpflichtung zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Unsere heutige Empfehlung
Es empfiehlt sich die Aufgaben und Abläufe des gesamten Onboarding-Prozesses zu standardisieren indem zum Beispiel Checklisten und Leitfäden angefertigt werden. Ebenso sollten Sie diesen Prozess in Ihrem QMH abbilden. So werden keine wichtigen Punkte ausgelassen und auch der Datenschutz wird dabei nicht vergessen. Unter anderem ist es ratsam, die Dokumente wie z.B. die Verpflichtung auf Vertraulichkeit, einheitlich zu gestalten. Außerdem sollten Sie den neuen Mitarbeiter immer schulen.

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